En esta fase comienza el trabajo duro. Hay que poner en marcha toda la maquinaria y empezar a coordinar todos los trabajos que el evento implica:

Asesorar en la contratación y coordinación del diseño y creación de la imagen del congreso. Todo evento lleva asociada una imagen que lo identifica y es la estética general: decoración, papelería, envíos...

Soporte en la búsqueda de patrocinadores y financiación. Negociación con las casas comerciales e instituciones para su implicación y ayuda.

Protocolo. Contacto con las autoridades pertinentes para la inauguración y conocimiento del evento.

Contratar y coordinar las artes gráficas del congreso. Material de imprenta, cartelería, lonas...

Contratar y coordinar la Web del congreso. Para información, inscripciones y reservas on line.

Contratar y coordinar los equipos técnicos audiovisuales. Siempre dependiendo de la sede y las características técnicas y humanas necesarias para el óptimo desarrollo.

Contratar y coordinar el personal profesional. Guías, conductores, técnicos, azafatas, etc.

Contratar y coordinar la rotulación, decoración y señalización. Con las pautas de la imagen primera.

Contratar y coordinar la sede y lugares para actos ceremoniales y sociales.

Contratar y coordinar catering y restauración. Para coffes, almuerzos de trabajo, cenas de gala, etc.

Contratar y coordinar el gabinete de prensa promoción del evento. Para cubrir las noticias que el evento genere, así como convocatoria en la inauguración, notas de prensa, material para los medios, etc.

En definitiva, la contratación y coordinación de todo lo necesario para el buen desarrollo del evento.